صفحه اصلی » سیاسی » احزاب و تشکل‌ها » مدیریت دانش در تشکل های دانشجویی

آنچه یک فعال تشکیلاتی انقلابی باید بداند

مدیریت دانش در تشکل های دانشجویی

ذات تشکلهای دانشجویی از مشکلی به نام عمر محدود دانشجویی رنج می برد. نسلها از پی هم عبور می کنند و اعضای فعال فارغ التحصیل می شوند و تجربیاتشان را هم با خود می برند؛ پس از چند سال نسل جدید حتی اسم و فامیل نسل پیشکسوت خویش را نیز نمی داند…

❖ نویسنده: جواد جلوانی | تاریخ انتشار: ۰۱:۰۷ - سه شنبه ۱۳۹۳/۰۱/۱۹

صاحب نیوز- جواد جلوانی (کارشناسی ارشد مدیریت رسانه)/ می خواهم به طور خودمانی قصه ای برایتان تعریف کنم. قصه ای که هر ساله در دفاتر تشکل های دانشجویی ما تکرار می شود و هیچ گاه نتوانستم از کنار آن راحت بگذرم و دعوایی به پا نکنم. شاید دغدغه نوشته شدن این مقاله نیز همین دعوای ما با بسیاری از شماها باشد!!

به جای مقدمه؛ تردید در نقطه صفر

خاصیت و ذات فعالیت دانشجویی این است که هر سال عده ای می روند و عده ای دیگر به جایشان مسئولیت را قبول می کنند. هر ساله عده ای فارغ التحصیل می شوند و شورای مرکزی هر ساله تعویض می شود. این خاصیت کار دانشجویی است و اگرچه موجب محدودیت هایی برای انجام کارهای بلندمدت و سیردار می شود اما زیبایی های خاص خودش را هم دارد. مشکل این بود که هر تیم جدیدی که بر سر کار می آمد در ابتدای امر به فکر خانه تکانی و گردگیری از دفتر و پایگاه و حوزه می افتاد. یک روز تعطیل کافی بود تا شورای جدید در یک خانه تکانی جانانه، تر و خشک را با هم بسوزانند و هرچه چیز به درد نخور یا به درد بخور بود را به اسم آشغال به دور بریزند! مشکل این بود که برخی دوستان کم تجربه تعریف درستی از اموال دفتر نداشتند و فقط میز و صندلی را به چشم اموال و بیت المال مشاهده می کردند. به نظر شما آیا «هویت» یک دفتر دانشجویی با بیش از 15 سال سابقه ی کار جزو اموال ارزشمند آن مجموعه نیست؟ (البته اگر گذر زمان و ندانم کاری های ما هویتی برای دفاترمان باقی گذاشته باشد). آیا اصلا سند، گزارش مکتوب، عکس، فیلم، پوستر یا آرشیوی از برنامه ها و هویت های 10 سال قبل مجموعه ی خود باقی گذاشته اید؟ آیا نشریه ی 7 سال قبل دفتر شما (حالا هرچقدر هم ضعیف یا قوی، پوسیده یا نو باشد)، جزو اموال ارزشمند مجموعه ی شما نیست؟ آیا هیچ گاه وقت و نیروی انسانی مصرف شده ی اعضایتان را به چشم بیت المال نگاه کرده اید؟!

صدا

متأسفانه با اینکه سابقه ی فعالیت دفتر ما به بیش از یک دهه  قبل بر می گشت اما از هیچ کدام از نشریات آن سال ها خبری نبود. هیچ گزارش مکتوب، نامه نگاری، یا مستندی از نحوه ی فعالیت این رفقای ولایی نسل های قبل ما که به درستی «السابقون السابقون اولئک المقربون» بودند وجود نداشت. انسان های زیادی در این دفتر آمده و رفته بودند؛ این افراد تجربیات و مهارت های زیادی را در طی چهار سال کسب کرده بودند، اما چه سود؟ با فارغ التحصیل شدن این افراد، برای بنده ی جدید الورود هیچ یک از آن تجربیات باقی نمانده بود.

داستان از آنجا برای من بامزه تر شد که مسئولیت واحد آموزش دفترمان را پذیرفتم. برای برگزاری اولین کارگاه آموزشی هیچ گونه تجربه ای نداشتم؛ نحوه ی دعوت گرفتن از سخنرانان بدقلق را بلد نبودم. از مسائل مالی و نحوه ی در نظر گرفتن هزینه های پیدا و پنهان که کاملا پرت بودم. بد قولی ها و تأخیرها و پیش بینی حوادث غیر مترقبه را که اصلا در نظر نگرفته بودم و … ای کاش به قدیمی های دفتر دسترسی بیشتری داشتم که البته آنها نیز اگر بودند فی البداهه چیزی به ذهنشان نمی آمد و البته در آن روز چندان حوصله ای هم نداشتند. اطلاع داشتم که 2 سال قبل چنین کارگاه مشابهی برگزار شده بود. اما هیچ گزارش مکتوب درست و درمانی وجود نداشت. هیچ انتقال تجربه ای که در آن نکات ظریف و مهم را به من گوشزد کند پیدا نشد. البته اگر هم چنین چیزی نوشته شده بود اصلا از محل نگهداری آن کسی مطلع نبود؛ زیرا ما محل مشخص و آرشیو درست و حسابی برای نگهداری چنین چیزی نداشتیم. و هر سال که شورای مرکزی عوض می شد، دوستان گرامی من در یک خانه تکانی جانانه … بگذریم.

چه باید کرد؟ آرشیوسازی تا حد ممکن

ذات تشکل های دانشجویی ما از مشکلی به نام عمر محدود دانشجویی رنج می برد. عمر تشکیلاتی مفید یک دانشجوی کارشناسی در دانشگاه کمتر از 3 سال است و نسل ها از پی هم عبور می کنند و اعضای فعال ما فارغ التحصیل می شوند و تجربیاتشان را هم با خودشان می برند و پس از چند سال نسل جدید دیگر حتی اسم و فامیل نسل پیشکسوت تر از خویش را نیز نمی داند. چنانچه گفتیم این جزئی از ذات فعالیت های دانشجویی است و محاسن زیبای خاص خودش را نیز دارد، اما مسأله و مشکل ما هنوز پا برجاست و نمی خواهیم آن را نادیده بگیریم. آیا الگو و مدلی وجود دارد که بتوان این ضعف را پوشش داد و این عمر محدود را به صورت یک جهش بین نسل ها حل نمود؟ آیا امکان دارد تجربیات و توانمندی های یک عضو فعال و یا کشف چندین تجربه در اجرای یک برنامه موفق یا ناموفق را برای همیشه در دفتر خود نهادینه و ماندگار کرد؟

آری پاسخ مسأله بسیار ساده و روشن است:

«به نظر می رسد داشتن یک آیین نامه اداری منسجم، یک دستگاه گزارش نویسی، مستندسازی و آرشیوسازی تا حد زیادی به ما کمک کند.»

خدا به داد تشکل های ما برسد که برای برگزاری یک برنامه ی داخلی یا دانشگاهی، چقدر از کمبود تجربه رنج می برند؛ چقدر اشتباه پشت اشتباه و چقدر کمبودها و نواقص برنامه که هرسال تکرار می شود و کسی نیست که آنها را به آیندگان منتقل کند تا از آنها درس عبرت بگیرند!

نویسندگان این مقاله، ترس و واهمه ای ندارند که پا را کمی فراتر گذاشته و از یک اصطلاح ساده و مهم علم مدیریت به عنوان یک راه حل برای این موضوع  اسم ببرند. مفهومی به نام «مدیریت دانش».

مدیریت دانش

 ابزارهای مدیریتی تعداد بسیاری هستند که هرکدام در جای خود مفید و قابل بحث است. به خاطر داریم زمانی در تشکیلات ما، 5 نفر از اعضای فعال و باسواد تشکل در رشته مدیریت مشغول به تحصیل بودند. فرصتی استثنایی بود. از آن ها خواستیم 100 نکته مدیریت که رعایت آن برای اداره یک تشکل دانشجویی لازم است را بر روی کاغذ بنویسند تا برای همگان ماندگار شود. پاسخ منفی بود؛ نداشتن اعتماد به نفس کافی و یا شاید عدم درک ضرورت این امر موجب شد که آن افراد همگی 2 سال بعد فارغ التحصیل شوند و البته از آن جزوه کذایی نیز دیگر هیچ خبری نبود! اما ما در این مقاله قصد داریم با محور قراردادن مفهوم علمی مهم و جدیدی با نام «مدیریت دانش» و با یک نگاه بومی ویژه ی یک تشکل دانشجویی انقلابی، با نگاهی نقادانه، به برسی و تبیین این موضوع بپردازیم.

چرا مدیریت دانش

در کتاب ها و دنیای پر رقابت مدیریت، «مدیریت دانش» را این گونه مطرح می کنند: (تذکر: جهت حفظ زبان علمی این مباحث از اصطلاحات علمی دانش مدیریت بهره برده شده است. شما به راحتی می توانید اسم سازمان را از این مطالب حذف کرده و با نگاهی  بومی، نام تشکل دانشجویی خود را به جای آن قرار دهید).

در دنیای امروز که بسیاری از سازمان ها با سود کم، سرمایه محدود و تحت رقابت فشرده فعالیت می کنند و در عین حال باید انتظارات سهامداران را نیز برآورده نمایند، سازمان هایی موفقند که بتوانند موقعیت بهتر و فرصت های جدید ایجاد کنند.

پیشرفت فناوری و رقابت فشرده در عرصه های صنعتی، تولیدی و خدماتی موجب تغییر شرایط در سازمان ها و شرکت ها شده است؛ به طوریکه هم اکنون دانش و تجربه معیار انتخاب شرکت موفق در عرصه رقابتی می باشد.

بر این اساس حفظ و نگهداری دانش و تجربه سازمان و دستیابی به علم و دانش جدید یکی از مهمترین برنامه های یک سازمان موفق می باشد.

پر واضح است که تنها آن دسته از مدیران، مجریان طرح و مهندسان فنی از عهده حل مسائل پیچیده سربلند بیرون خواهند آمد که علاوه بر دارا بودن اطلاعات و علم لازم، خود را مکلف به داشتن سامانه ای جهت نگهداشت تجارب قبلی یا دانش موجود در سازمان نمایند.

حجم مطالب مربوط به دانش سازمانی و چگونگی مدیریت و توسعه آن به طور روز افزون و تصاعدی افزایش یافته است، به نحوی که امروزه نمی توان از توسعه سازمان یاد کرد مگر ابتدا به استقرار فرهنگ یادگیری و آموزش جمعی و نهادینه سازی آن در تمام سطوح سازمان اشاره کرد، به عبارت دیگر هیچ روشی برای موفقیت و توسعه پایدار، بدون یادگیری و مدیریت دانش سازمانی وجود ندارد.

مدیریت دانش سازمانی در واقع رویکردی نوین به منابع و عوامل قدرت سازمانی و باور به اهمیت خلاقیت و نوآوری است. از این دیدگاه است که خلق، کسب دانش سازمانی، حفظ و نگهداری آن، توزیع و تسهیم آن، کاربرد و نهایتا توسعه و تکامل آن به مهمترین دغدغه و وظیفه مدیران سازمانی تبدیل شده است.

این سوالات را از خویش بپرسید: من صاحب چه دانشی هستم؟ چه مهارت هایی دارم؟ چرا آنها را به دیگران منتقل نمی کنم؟ در صورت تغییر رفتارم، چه اتفاقی برای من می افتد؟ چگونه می توانم مجموعه ی قابلیت هایم را تغییر دهم؟ این سوالات به ما نشان می دهند که ما نه درباره ی یک منبع بی جان، بلکه درباره پاره ای از خویشتن گفتگو می کنیم، بخشی که به ما امکان انجام کارهای مسلم را می دهد. دانش دارایی گران بهایی است که سطح حرمت اجتماعی ما را تعیین می سازد. ما آن را با میل و رغبت واگذار می کنیم، یا به دیگران اجازه نمی دهیم، که آن را برای ما اداره کنند.

دانش تنها منبعی است که با به کارگیری، افزایش می یابد؛ اعتماد کنید و دانش خویش را در اختیار دیگران قرار دهید. اعتماد، بستر مناسب بیشتر فرآیندهای دانش مدار است (برای مثال: شفاف سازی دانش؛ اشتراک و توزیع دانش؛ به کارگیری دانش…).

 فقط چند لحظه!

قبل از آنکه مطالب بیشتری از بحث مدیریت دانش را با هم مرور کنیم، قصد داریم گریزی بزنیم و موقعیت خود را در عصر «جامعه ی اطلاعاتی» بهتر بشناسیم. شاید این گریز به شناخت ما از عصر جامعه ی اطلاعات محور امروز کمک کند. این که این دانش چه ارزشی دارد که لازم است آن را مدیریت کنیم؟ چرا امروز از اصطلاح مدیریت دانش صحبت به میان می آورند؟ و …

درک یک تفاوت؛ عصر اطلاعات

این یک سوال خیلی جدی و یک طرح خیلی جدی برای کسانی است که نمی خواهند باور کنند که امروز ما وارد دنیای دیگری شده ایم. همه ی ما از عصر اطلاعات بسیار شنیده ایم. عصری که سال به سال در آن اطلاعات مکتوب بشر 2 برابر می شود. به راستی ما چقدر با مختصات این دنیای جدید آشنایی داریم و بر آن منطبقیم؟ چگونه است که امروز سهام شرکت «گوگل» خریدنی ترین و گران ترین سهام دنیاست و از سهام «ماکروسافت» با آن عرض و طول، بسیار جلوتر زده است؟ توجه شود که حتی اگر ماکروسافت تا امروز چیزی به نام «سافت ور» تولید می کند اما گوگل اصلا درصدد تولید چیزی نیست و فقط با ارائه ی خدمات است که چنین اعتباری را برای خود کسب کرده است. درک تفاوت دو شرکت ماکروسافت و گوگل احتیاج به اندکی تیزهوشی دارد و در صورت درک این تفاوت توانسته ای به خوبی مفهوم عصر جامعه ی اطلاعاتی را درک کنی. جامعه ای که در آن دانش همچون کالا خرید و فروش می شود و از پدیده ای با نام اقتصاد دانش سخن به میان می آورند.

حقیقت این است که ماکروسافت آخرین حلقه از جامعه ی صنعتی است. جامعه ای که پس از اختراع موتور بخار و انقلاب صنعتی با آن مواجه شدیم. لیکن گوگل در اولین حلقه های جامعه ی اطلاعاتی قرار گرفته است.

زمانی انسان در عصر کشاورزی زندگی می کرد؛ عصری که در آن بیشترین مشاغل مختص و مرتبط با زمین کشاورزی بود. انسان ها بیشترین هزینه را برای خورد و خوراکشان پرداخت می کردند. با این تعریف دنیای صنعت چه دنیایی بود؟ دنیایی بود که ما در سبد خانوار بیشترین پول را صرف خرید ماشین می کردیم. ماشین می تواند موبایل، اتومبیل یا کارخانه ها باشد. می تواند محصولات صنعتی باشد و کلا چیزهایی که از دنیای کشاورزی به دست نیامده است. هیچ کس باورش نمی شد که روزگاری فرا می رسد که در آن خرج خرید مصنوعاتمان بیشتر از خرید محصولات کشاورزی و خورد و خوراکمان بشود. این تصویر در آن دنیا وجود نداشت. این را داریم می گوییم برای اینکه ما امروز در مقطع مرز ورود به دنیای اطلاعات قرار داریم. دنیایی که در شما در سبد هزینه هایتان برای به دست آوردن اطلاعات بیشترین هزینه را می دهید. حاضرید بیشترین پول را بدهید تا چیزی را بشنوید، چیزی را بخوانید و چیزی را ببینید.

این یعنی دنیای اطلاعات، و ما امروز روی مرز آن قرار گرفته ایم. برای عده ای هنوز سخت است که این مرز را باور کنند و مانند مدافعان عصر کشاورزی از درک این پدیده عاجزند.

مفهوم مدیریت دانش؛ ادامه

همان طور که در یک شهر، باید منابع آب مدیریت شوند، در سازمان نیز باید دانش را مدیریت نمود. اما مدیریت دانش به چه معنی است؟ مدیران باید چه کارهایی را در جریان مدیریت دانش انجام دهند؟ بهتر است پیش از پاسخ دادن به این سوال، به سوالی مشابه به آن پاسخ دهیم. سوال این است که «برای مدیریت آب چه کارهایی باید کرد؟»

برای مدیریت آب، در قدم نخست باید نیازسنجی کرد که به چه میزان آب، با چه ویژگی هایی نیاز است. برای مثال چند مترمکعب آب آشامیدنی و چه میزان آب برای کشاورزی نیاز است. همچنین باید بدانیم که منابع آب موجود در شهر و محل های اطراف، در چه وضعیتی هستند. به عنوان مثال وضعیت آب چاه های شهر تهران و آب پشت سد امیرکبیر و سد لیتان به چه صورت است؟ در قدم دوم باید آب مورد نیاز را از منابع آب اطراف شهر به شهر منتقل کرد. این آب باید در شرایطی مناسب ذخیره شود تا علاوه بر اینکه عملیات تصفیه و سالم سازی روی آن انجام می گیرد، در زمان مناسب از آن استفاده شود. آب ذخیره شده، برای این که به محل های استفاده برسد، توسط شبکه آب رسانی در شهر پخش شده و جریان می یابد. پس از این که آب به محل استفاده رسید، باید به درستی از آن استفاده کرد. سرانجام این که فاضلاب ناشی از به کارگیری این آب باید به شکل مناسبی دفع شود.

مشابه این فعالیت ها، در سازمان و بر روی دانش انجام می شود. در واقع مدیریت دانش شامل فعالیت های تهیه، توسعه و استفاده از دانش در جهت نیل به اهداف سازمان است. دانش ممکن است همانند بسیاری از دارایی های دیگر، به خودی خود توسعه نیابد و نیازهای دانشی سازمان را به اندازه کافی برآورده نکند. همانطوری که اگر یک انسان تشنه، خودش فعالانه و به صورت هدفمند به دنبال آب نگردد ممکن است از بی آبی تلف شود؛ سازمان ها نیز اگر به صورت هدفمند و پویا به مدیریت دانش نپردازند، ممکن است به راحتی شکست خورده و قادر به ادامه حیات نباشند.

فرآیندهای مدیریت دانش

همانطور که در شکل زیر نشان داده شده است، مدیریت دانش شامل هفت فرآیند اصلی است که عبارت اند از:

1) شناسایی، ارزیابی و برنامه ریزی دانش:

این فرآیند عبارت است از این که سازمان طبق چهارچوبی نظام مند و مشخص، به شناسایی نیازهای دانشی خود پرداخته، منابع دانشی موجود در محیط خود را شناسایی و ارزیابی نماید، برای تحقق اهداف سازمان خود چشم انداز و استراتژی دانشی مناسب را طراحی و درنهایت این که گام های اساسی تحقق این استراتژی ها را شناسایی نماید.

2) کسب دانش:

الف) بر اساس آنچه در فرآیند شناسایی، ارزیابی و برنامه ریزی دانش صورت گرفت، لازم است تا دانش هایی از منابع خارج سازمان کسب شوند. روش های مختلفی برای کسب دانش از خارج سازمان وجود دارد. جذب متخصصان جدید، خرید فناوری، عقد قراردادهایی در زمینه ی آموزش یا توسعه مشترک محصول با سایر سازمان، مثال هایی از روش های گوناگون کسب دانش می باشد.

ب) در بسیاری از مواقع از تکنیک های جمع آوری و دریافت اطلاعات در داخل سازمان استفاده می کنیم:

1- جمع آوری اطلاعات از افراد

با سوال از مخاطبین می توان اطلاعات خوبی در مورد ادراکات، نظرات و ایده های آنها بدست آورد. البته گاهی چیزی را که مردم می گویند، ممکن است در عمل انجام ندهند یا ممکن است مطلب مورد سوال را دقیقا به خاطر نیاورند. یک مؤلفه کلیدی در این زمینه نمونه گیری است، به خصوص که جامعه آماری مورد بررسی ما نماینده کل جامعه آماری مد نظر باشد. روش های جمع آوری اطلاعات از افراد عمدتا به دو روش مصاحبه و پرسشنامه تقسیم می شوند؛

2- اطلاعات در دسترس:

یا اطلاعات از قبل جمع آوری شده و کتابخانه ای که شامل فایل ها، مدارک، داده های کامپیوتری، گزارش دیگر افراد، اطلاعات آماری، اسناد (بودجه ها، خط مشی ها و دستورالعمل ها، چارت سازمانی و نقشه ها) می باشد.

این شیوه معمولا ارزان تر و سریع تر از جمع آوری اطلاعات خام از افراد می باشد. اما این اطلاعات نمی توانند بیان کنند که چرا فلان موضوع اتفاق افتاده است همچنین ممکن است به صورت نادرستی کدگذاری شده باشند. اطلاعات نیز ممکن است دقیقا آن چیزی را که شما می خواهید در بر نداشته باشد. در نتیجه شما به سختی در زمینه استخراج اطلاعات مورد نیاز موفق خواهید شد.

3- مشاهدات

مشاهده به ما این امکان را می دهد که آنچه را که اتفاق می افتد ببینیم و عینا مشاهده و ثبت کنیم.

جمع آوری اطلاعات از طریق مشاهده به سرعت به نتیجه می رسد اما عدم قطعیت مشاهده کننده و وجود پتانسیل غیرواقعی بودن مشاهدات (دو مشاهده کننده ممکن است موارد را به صورت خیلی متفاوتی ببینند مگر اینکه روش جمع آوری اطلاعات از ساختار قوی و بالایی برخوردار باشد) تفاوت تفسیرها و کدگذاری ها، هم چنین انتخاب جامعه آماری نیز یک مشکل می باشد.

3) خلق دانش: در برخی مواقع، به دلایلی مثل موجود نبودن دانش مورد نیاز در محیط سازمان و یا مشکلات و محدودیت هایی که در کسب دانش از منابع خارجی وجود دارد، لازم است تا بخشی از دانش مورد نیاز سازمان، درون آن خلق شود. خلق دانش ممکن است به صورت متمرکز و در قالب واحدهای تحقیق و توسعه یا به صورت پراکنده و غیر رسمی (به عنوان مثال از طریق یادگیری در حین عمل) حاصل شود.

4) ذخیره سازی و سازماندهی دانش: دانش، چه از بیرون سازمان کسب و چه درون آن خلق شده باشد، باید به طریقی مناسب سازماندهی و برای استفاده در زمان مورد نیاز، به نحو مطلوب در سازمان ذخیره شود. به عنوان مثال، کدسازی و مستندسازی دانش، دسته بندی دانش، کدگذاری دانش و ذخیره کردن دانش در قالب پایگاه های داده و یا محافل تخصصی، نمونه هایی از ذخیره سازی و سازماندهی است.

5) انتشار دانش: همانطور که بیان کردیم، دانش همچون آب است. زمانی که به جریان بیفتد، از قدرت اثرگذاری بالاتری برخوردار است. ممکن است تجربه ای که در یکی از پروژه های سازمان ایجاد شده است، در پروژه دیگر مورد نیاز باشد؛ لذا لازم است که دانش از منبع آن، به محل استفاده منتقل شود. این جریان دانش در سازمان، می تواند به خلق دانش های جدید نیز منجر شود. گفتگوهای تخصصی، آموزش های ضمن خدمت، گردش شغلی و تبادلات دانشی در قالب مستندات کاغذی یا الکترونیکی، نمونه هایی از انتشار دانش هستند.

6) به کارگیری دانش: دانشی که طی مراحل مختلفی فراهم شده است، باید در عمل به کار گرفته شود؛ در غیر این صورت، از نظر سازمان، ارزشی نخواهد داشت. اگر اعضای سازمان، از دانش کسب شده طی دوره های کارآموزی برای برنامه ریزی پروژه استفاده نکنند، ارزشی برای سازمان خلق نمی شود. یکی از مشکلات اساسی سازمان ها این است که دانش های بسیاری در سازمان به خوبی فراهم می شود؛ اما هیچ گاه از آنها استفاده نمی شود. ایجاد مکانیزم های انگیزشی، برقراری سیستم ارزیابی و نظارت مناسب، اصلاح قوانین و رویه های سازمانی، از جمله راه کارهایی هستند که به کارگیری دانش در سازمان ها را تسهیل می نماید.

7) فراموشی فعال دانش: دانش تاریخ مصرف دارد. دانشی که به هر دلیلی کهنه شده و تاریخ مصرفش گذشته است، باید به شکل فعالانه شناسایی شده و برای جایگزینی آن با دانش جدید اقدام شود. به عبارت ساده، تا آب کهنه داخل لیوان را خالی نکنیم، امکان اینکه آب سالم و تازه در آن بریزیم وجود ندارد. کنار گذاشتن فرآیندها و رویه های سازمانی قدیمی که حامل دانش منسوخ هستند، از روش هایی است که می تواند برای فراموشی فعال دانش به کار گرفته شود.

مدیریت دانش

 تشکل دانشجویی؛ توهم یا واقعیت؟

تشکل های ما فرصت مناسبی برای آزمون و خطا و کسب تجربیات ارزشمند و ماندگار برای اعضای ماست. اعضایی که می اندیشیم قرار است فردا نیروهایی آموزش دیده و آب دیده برای کسب مسئولیت های سنگین تر و نیروهایی برای نظام و انقلاب بشوند؛ آری این ها صحبت های نیکویی است؛ اما به نظر می رسد این سخنان حاصل یک نگاه حداقلی به وضعیت موجود است. به نظر می رسد وظایف و رسالت های دانشجوی مکتبی شیعه ی ایرانی روز به روز سنگین تر از قبل می شود. به نظر می رسد رهبر عزیز انقلابمان هرساله مهمترین بحث ها و مطالباتش را در جمع جوان دانشجویی مطرح می کنند. البته ما دانشجویان نیز روز به روز ادعایمان بیشتر می شود و خصوصا نمود بیشتری در عرصه های تبلیغی و رسانه ای پیدا کرده ایم اما در عرصه ی عمق عمل که می رسیم مشاهده می کنیم مدل موفقی برای کار کردن در این برحه ی خاص زمانی دارا نمی باشیم.

تشکل های دانشگاهی ما امروز نه فقط محلی برای کسب تجربه بلکه باید محلی برای انجام سنگین ترین وظایف با بیشترین اثرگذاری در معادلات کشور باشند. تشکل های دانشجویی ما باید از چنان توانمندی برخوردار شوند که بتوانند در جامعه انقلاب به پا کنند!

مدیریت دانش تشکیلاتی

مدیریت دانش بدین مفهوم که ما مطرح کردیم کمک می کند که از دوباره کاری و درجا زدن رهایی یابیم. هنگامی که به عنوان مسئول تشکل دانشجویی خود مشغول به فعالیت بودیم و دعوت از سخنرانان و اساتید مختلف را برای جلسات داخلی خود به عهده داشتیم، چندین مرتبه به یاد داریم که سخنرانان می گفتند: «آخر این موضوع را که من دو سه سال پیش در دفتر شما مطرح کرده ام! دیگر تکرار دوباره ی آن برای چیست؟». البته سخنران محترم حق داشت، اما خبر نداشت که متأسفانه در تشکل های ما همه چیز با تغییر نسل ها از صفر شروع می شود.

مدیریت دانش بدین مفهوم کمک می کند که دیگر به قول شهید مظلوم بهشتی «نیروها بی جهت در هم نمی لولند»! فراموش نمی کنم که چقدر گاه برای برگزاری سلسله جلسات منسجم از برنامه های دانشگاهی، از کمبود نیروی متخصص رنج می بردیم. از توانایی های افراد دور و برمان خبر نداشتیم و واقعا نیرو بود، اما ضعف توانمندی ها بهترین ایده ها را فلج می گذاشت و برنامه از آغاز معلول زاییده می شد. با مدیریت کردن دانش، مجبور می شویم از توانایی ها و مهارت های نیروهای پراکنده خود مطلع شویم و هرجا کمبودی مشاهده کردیم عده ای را مأمور به آموختن آن مهارت بکنیم. زمانی مجموعه ی شما کمبود طراح، نویسنده، وبلاگ نویس، تحلیل گر و غیره دارد. آیا با دانستن این کمبودها راهی برای رفع آنها اندیشیده اید؟

با درک نیاز به مستندسازی و مدیریت دانش، لازم است بسترهای لازم را نیز فراهم کنید. یکی از این عناصر، تدوین و ابلاغ یک «آیین نامه اداری» به زیر مجموعه های خود است. بهتر است در اینجا فقط یک دور همه چیز را با هم مرور کنیم:

– کلیه ی بخش های مجموعه اعم از شوراهای نظارتی، شورای مرکزی، شوراهای واحد، کمیته ها و کمیسیون ها یا ستادها باید به خود تمرین داده و شدیدا مقید به اجرای این آیین نامه اداری باشند. درک ضرورت وجود گزارش نویسی و آرشیو و مستندسازی کار را برایتان راحت تر خواهد کرد.

– شاید مجموعه شما نیاز به نوشتن یک «شیوه نامه اداری» نیز داشته باشد. در این شیوه نامه آموزش های لازم را نیز به اعضایتان خواهید داد:

آیا اصلا اعضا اصول نگارش نامه‌، صورت جلسه، گزارش وغیره را بلدند؟

(گاه حتی لازم است اعضا شيوه ی تدوين اساسنامه‌ها، آيين‌نامه‌ها، سياست‌نامه‌ها و … از منظر روش نگارش را آموزش ببینند).

چه فرم‌هايي لازم است در برنامه‌ها و يا جلسات پر شود؟

شيوه شماره‌گذاري آرشيو و نامه‌ها به چه صورت است؟

شيوه آرشيو كردن اطلاعات و نحوه دسترسي به آن چگونه است؟

چه کسانی، چگونه و در چه سطحی می توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند؟ چه کسی اجازه دسترسی یا عدم دسترسی را به دیگران می دهد؟

زمان‌بندي‌ها؟

نحوه ی گردآوری اطلاعات اعضا و روش تكميل آن؟

 و …

– بسته به شرايط، امكانات و فعاليت‌هاي جديد مجموعه، شيوه‌نامه‌ي خود را می توانید اصلاح کنید؛ در این صورت چه کسی مسئول تدوین و اصلاح این شیوه نامه خواهد بود؟

– چه کسی مسئول تهیه کلیه فرم‌های مورد نیاز مجموعه است؟

– چه کسی مسئول جمع‌آوری و حفظ كليه سوابق مجموعه و اعضا و تكميل و به‌روز كردن پرونده‌های اطلاعاتی و تشکیلاتی اعضا است؟

– روش تحویل و دریافت اموال تشکیلاتی طبق آیین نامه اداری شما چگونه است؟ و این اموال چگونه و در کجا بایگانی می شوند؟

– آیا از اصطلاحات مدرن هوش سازمانی، هوش جمعی، حافظه ی الکترونیک و هوش دیجیتال اطلاع دارید؟

– آیا مجموعه شما در حال حاضر لیست کاملی از اموال تشکیلاتی خود را دارد؟ توجه بفرمایید که اموال تشكيلاتي به كليه گزارش‌ها، صورت‌جلسات، اسناد، مدارک، نامه‌ها، دفترچه‌ها، تعرفه‌ها و صورت‌جلسات مجامع عمومی و انتخابات‌ها، نوارهای ویدئویی، نوارهای کاست، لوح‌های فشرده، نشریه‌ها، طومارها، آلبوم‌های عکس، اسناد متفرقه، اسناد نرم‌افزاری مثل فایل‌های صوتی، فایل‌های تصویری، فایل‌های نوشتاری و به طور کلی هر چیزی که قابل مصرف نیست ولی نگه‌داری آن جهت انتقال اطلاعات و تجربیات گذشته لازم است گفته مي‌شود. مسئول مربوطه موظف است از آن‌ها همچون نگین های قیمتی محافظت و مراقبت نماید.

– تمامی برنامه‌های مجموعه باید گزارش جداگانه داشته باشند. پس از اتمام هر برنامه واحد برگزاركننده لازم است در اسرع وقت گزارش برنامه خود را به مسؤول مجموعه تحويل نمايد تا وی نیز پس از ملاحظه، برای آرشیوسازی به واحد مربوطه تحویل نماید. فرم‌های گزارش برنامه‌ها شامل عنوان برنامه، هدف، تاریخ برگزاری، تدارکات برنامه، تبلیغات برنامه، نیروی انسانی به کار گرفته شده، شرح اجرای برنامه، ريز هزينه‌هاي برنامه، اموال غير مصرفي تهيه شده در برنامه، نام و امضای مسؤول واحد و تاریخ تحویل فرم بوده و به تناسب هر برنامه شامل برنامه غذایی، زمان بندی، برنامه‌های فرهنگی، سخنرانان و مهمانان دعوت شده و … نیز می‌باشد.

– در هر برنامه به همراه گزارش آن نام همكاران واحد در اجراي برنامه نيز پيوست مي‌شود. فرم شامل نام واحد، زمان، نام هم‌کار، عنوان برنامه، نوع هم‌کاری، مدت هم‌کاری، نام و امضای مسؤول واحد و تاریخ تحویل فرم می‌باشد. در پایان هر فصل، مسؤول هر واحد باید فرم گزارش کلی فصل واحد را تکمیل نموده به مسؤول مجموعه تحویل نماید. فرم گزارش کلی فصل واحدها شامل نام واحد، زمان، عنوان برنامه‌های برگزار شده و برگزار نشده، تاریخ برگزاری، نتیجه برگزاری یا علت عدم برگزاری، هزینه‌های برنامه، نام و امضای مسؤول واحد و تاریخ تحویل فرم بوده و داشتن یا نداشتن گزارش هر برنامه را نیز مشخص می‌کند.

منابع:

-پایگاه مجازی باشگاه تشکیلات www.tashkilatonline.blogfa.com

– کتابچه «آنچه یک فعال تشکیلاتی انقلابی باید بداند»، جواد جلوانی- سلمان هاشمیان، سازمان مطالعات و پژوهش های سازمان بسیج دانشجویی

– جزوه باشگاه تشکیلات، مقاله «تئوری هفت»؛ رضا امیرخانی؛ جامعه اسلامی دانشجویان دانشگاه های اصفهان و علوم پزشکی اصفهان

– ابزارهای مدیریت دانش؛ پژوهشکده پردازش هوشمند علائم

مدیریت دانش

دیدگاه‌ها

  1. ناشناس گفته :

    سلام بر جواد جلوانی گرامی، مطلب طولانی بود و وقت نشد بخوانم، کاش مختصر و مفید می نوشتی، همکلاسی شما، جاسم

  2. مصطفی حسینی گفته :

    سلام جواد جون
    مطلب را چند قسمتش می رکدی که بشد بخونی. خیلی زیاده

  3. هادي البرزي گفته :

    سلام، ايضا

  4. سلام رفقا
    این مطلب یک کار تحقیقاتی است و نگارش آن یک ماه طول کشیده است. مشخص است که مخاطب خاص دارد.

  5. وحدانی گفته :

    ممنون از مقاله خوبتون خیلی استفاده کردم
    بنده هم دغدغه ای مشابه شما دارم و سعی کردم در دوران فعالیت های دانشجوییم حتما بحث مستند سازی و گزارش نویسی رو رعایت کنم.

دیدگاهتان را بنویسید

- دیدگاه شما، پس از تایید سردبیر در پایگاه خبری صاحب نیوز منتشر خواهد‌شد
- دیدگاه‌هایی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد‌شد
- دیدگاه‌هایی که به غیر از زبان‌فارسی یا غیرمرتبط با خبر باشد منتشر نخواهد‌شد

9 − 1 =